13 декабря 2018 года в Управлении стартовала программа по проведению консультаций по кадровому учету

13 декабря 2018 года в Управлении стартовала программа по проведению консультаций по кадровому учету. В 15:00 И. А. Ермолаева — руководитель группы по кадрам и делопроизводству Управления — открыла проект лекцией по теме "Кадровый учет с нуля".

Организация кадрового учета на предприятии является не сложной, но кропотливой задачей. Решается она путем последовательного запуска кадровых процессов, которые регламентируются действующим законодательством. В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства – это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.
Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала.
Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника.
Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство.
В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия. На основании штатного расписания создается штатная расстановка – это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемой должностью.
Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.
Следующий обязательный документ — это правила внутреннего трудового распорядка. Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. В нем отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Он устанавливает порядок приема на работу, увольнение сотрудников, права, обязанности сторон, систему поощрений и взысканий. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.
Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно.
Документ должен включать следующие позиции:
• сведения о юр. лице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия; подписи и реквизиты сторон, печать предприятия

Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.
Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.
Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников.
Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.
Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров. Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности.
А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек. Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.
Какие журналы должны быть в кадровом делопроизводстве? В первую очередь необходимо завести следующие журналы:
— ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка; — регистрации кадровых приказов;
— регистрации приказов о приеме на работу;
— регистрации приказов по очередным отпускам;
— учета больничных листов;
— регистрации трудовых договоров;
— учета командированных работников;
— учета рабочего времени;
— учета движения трудовых книжек;
— учета личных карточек; учета проверок.
Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.

Автоматизация учета
Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации. Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».
Подводя итог, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.
Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Росархива и других государственных ведомств. После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.